Home » 5 must-do’s voor het organiseren van een succesvol evenement

5 must-do’s voor het organiseren van een succesvol evenement.

Op donderdag 25 mei verzamelden business consultants, trainers en leaders zich op een prachtige, unieke locatie in Londen: het Dominion Theatre. Hier werd namelijk het evenement ‘Liberating Leadership in Action’ georganiseerd door Uspire, onder leiding van Ali Stewart, auteur van de boeken ‘Liberating Leadership’ en ‘Pioneering Professional’. Zij schakelde ons in om voor de tweede keer alle visuals voor dit succesvolle evenement te verzorgen en uiteraard waren wij zelf ook aanwezig. Tijdens het evenement zijn ons een aantal elementen opgevallen, die wij zeker de moeite waard vonden om te delen.

Een succesvol evenement organiseren is geen eitje, maar het is ‘Liberating Leadership in Action’ absoluut gelukt om deze naam te mogen dragen. Waar dat hem precies in zat? Dit zijn de 5 must-do’s voor het organiseren van een succesvol evenement.

INHOUD:

1. Zorg voor een duidelijke structuur

Wat ons erg opviel aan het evenement was dat er een heel duidelijke structuur aanwezig was. Zo werd er tijdens de presentaties gebruik gemaakt van een leiderschapsmodel met vier stappen, waarbij het publiek bij iedere stap werd meegenomen in de storyline door een keynote speaker en een gastspreker die de keynote speaker kon aanvullen met zijn/haar expertise. Iedere spreker werd duidelijk aangekondigd met een eigen slide en een introductiepraatje door een krachtige MC, waardoor het voor de gasten absoluut niet lastig was om de aandacht erbij te houden. Een overzichtelijk model is dan ook essentieel, hier hangt immers het hele evenement aan op.

Tip: om het publiek alvast te enthousiasmeren kun je, wanneer je een soortgelijk model gebruikt, net als Uspire in de weken voor het evenement alvast een mailing sturen met daarin wat inspirerende quotes of highlights per stap in het model. Ook na het evenement kun je dit nog doen om ze te laten herinneren aan de hoogtepunten van de dag zelf. Het gaat immers om de customer journey!

2. Creëer (visuele) eenheid binnen presentaties

Een punt waarop ‘Liberating Leadership in Action’ zich enorm onderscheidt van vele andere evenementen is de visuele eenheid binnen de presentaties. Met acht verschillende sprekers voor vier verschillende punten is het niet moeilijk te bedenken dat er nogal wat diversiteit op de beamer kan ontstaan wanneer iedere spreker zijn eigen presentatie meebrengt. Om rust te creëren en de verhaallijn visueel te kunnen laten matchen met wat er werd verteld, hebben wij in samenwerking met Uspire dan ook alle presentaties voorzien van dezelfde stijl met een ‘sexy’ saus, waardoor ze een vloeiend geheel vormden. Ook is er op deze manier voorkomen dat er slides te laat werden aangeleverd of niet met elkaar overeen kwamen en hebben we in alle rust de rest van de voorbereidingen voor het evenement kunnen treffen.

3. Betrek je stakeholders

Het team waarmee je een evenement organiseert maakt of kraakt als het ware het evenement. Het is dan ook belangrijk om al je stakeholders zo actief mogelijk bij de organisatie te betrekken. Zo heeft Ali Stewart er niet alleen voor gezorgd dat het interne teamwerk op rolletjes liep, maar heeft zij er ook voor gekozen om aparte teams op te stellen voor de logistiek, de vormgeving en de presentaties. De stakeholders zijn daardoor continu bezig geweest met de organisatie van het evenement, waardoor zij zich meer betrokken voelen. Door te zorgen dat je evenement achter de schermen vlekkeloos kan lopen en iedereen op elkaar is ingespeeld, kunnen eventuele problemen binnen een mum van tijd worden opgevangen en zal iedereen zonder problemen met elkaar samen kunnen werken.

4. Plan tijd voor een upgrade

Het klinkt misschien enorm cliché – en dat is het ook wel een beetje – maar tijd is key. Wanneer je ruim de tijd neemt om de organisatie van het evenement in te richten, zul je minder omkijken hebben naar de standaard elementen die nodig zijn voor het evenement (denk: locatie, sprekers, presentaties, catering, etc.) en kun je meer tijd stoppen in het ‘upgraden’ van het evenement. Door meer tijd te creëren zul je meer creatieve ruimte krijgen en kun je het gehele evenement naar een iets hoger niveau tillen. Tijd zorgt ervoor dat je ruimte creëert om jezelf te onderscheiden, dus maak er gebruik van!

5. Voeg iets extra’s toe

Nu je meer tijd over hebt om creativiteit te kunnen gebruiken, kun je deze perfect inzetten om iets extra’s aan het evenement toe te voegen. Zoals als eerder genoemd is de customer journey enorm belangrijk, net als jezelf onderscheiden als evenement. Wat tijdens ‘Liberating Leadership in Action’ heel succesvol bleek, was het visueel notuleren. Tijdens de presentaties werd er door Pascalle Karthaus gedaan aan visuele verslaglegging, waarbij zij met tekeningen en schetsen de rode draad van de presentaties heeft uitgewerkt op een poster op de muur. De reacties waren enthousiast: “Finally, something different!”. Het visueel notuleren bleek dan ook een sterke toevoeging die zowel tijdens als na het evenement enorm gewaardeerd werd door zowel de sprekers als het publiek.

Naast het visueel notuleren werd er ook gebruikt gemaakt van andere aanvullende visuals die wij hebben uitgewerkt, zoals quoteboekjes en posters waarop het publiek hun visie met betrekking tot leiderschap met elkaar konden delen. Niet alleen zorgt dit voor interactie met het publiek, maar het creëert ook waardevolle input voor Uspire, die de visies van zijn publiek heel goed kan toepassen tijdens het ontwikkelen van hun strategieën. Iets extra’s toevoegen is dus niet alleen heel effectief als het gaat om het publiek enthousiasmeren en inspireren, maar kan ook nuttig zijn voor de organisator zelf!

Samenvattend

We kunnen zonder twijfel stellen dat ‘Liberarting Leadership in Action’ zichzelf heeft kunnen onderscheiden dankzij de bovenstaande must-do’s. Ali, de initiatiefnemer, heeft door middel van goede communicatie en betrokkenheid bij het event kunnen realiseren dat het publiek heel enthousiast en geïnspireerd de zaal heeft verlaten aan het einde van de dag. ‘Liberating Leadership in Action’ was duidelijk een succes en wij kijken nu al uit naar de volgende editie, waar we hopelijk weer de visuals mogen verzorgen.

Foto credit
Uspire event
Ali Stewart 

Contact

MEER BLOGS.